Consegna busta paga al dipendente: ecco cosa cambia. Il datore di lavoro è obbligato per legge alla consegna della busta paga al dipendente ed a dimostrare l’avvenuta consegna in caso di accesso ispettivo

Milano
09:45 del 01/05/2015
Scritto da Gerardo

Il datore di lavoro è obbligato per legge alla consegna della busta paga al dipendente ed a dimostrare l’avvenuta consegna in caso di accesso ispettivo. L’obbligo nasce all’atto del pagamento della retribuzione e deve consentire al lavoratore di controllare gli elementi retributivi percepiti. Il Ministero del Lavoro in più interpelli ha stabilito le modalità di consegna della busta paga consentite alle aziende.

Le modalità per ottemperare all'obbligo della consegna della busta paga vanno dalla consegna cartacea al lavoratore con sottoscrizione di una copia della busta paga effettuata per ricevuta (firma della busta paga da parte del lavoratore), all’invio via email PEC o email ordinaria, fino alla possibilità di consegnare la busta paga online  tramite pubblicazione sul sito web aziendale in apposita area riservata.

Approfondiamo la normativa sulla consegna del prospetto paga (o busta paga o cedolino o Libro Unico) e tutte le modalità consentite dalla legge.

La normativa sull’obbligo di consegna della busta paga

A disciplinare le norme concernenti l’obbligo di corrispondere le retribuzioni ai lavoratori a mezzo di prospetti paga è la legge n. 4 del 5 gennaio 1953.

L’obbligo di consegna della busta paga al dipendente è previsto dall’art. 1: “E’ fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all'atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Tale  prospetto  paga  deve  portare  la  firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci. Le  società cooperative sono tenute alla compilazione del prospetto di paga sia per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti”. Tale normativa è confermata anche per la consegna del Libro Unico del lavoro.

Con l’art. 4 del D. Lgs. n. 375 del 1993 tale obbligo è stato esteso anche ai datori di lavoro agricolo.

Niente busta paga nel lavoro domestico. L’obbligo di consegna della busta paga non è invece previsto per i  privati  datori  di  lavoro  per  il  personale addetto esclusivamente ai servizi familiari (ossia le famiglie non sono obbligate ad emettere la busta paga nei confronti di colf, badanti e lavoratori domestici).

La norma relativa all’obbligo di consegna della busta paga non si applica inoltre alle Amministrazioni  dello Stato ed alle relative Aziende autonome, alle Regioni, alle Province ed ai Comuni.

Il datore di lavoro non è obbligato per legge a conservare le buste paga (o il Libro Unico del lavoro) ma in sede di accertamento, egli è tenuto a dimostrare di aver adempiuto all’obbligo di emissione del Libro Unico nonché agli obblighi relativi alla consegna della busta paga al lavoratore, di cui alla legge n. 4/1953. In sostanza, il datore di lavoro dovrà esibire la busta paga ed anche la prova della consegna al lavoratore.


Sanzioni per la mancata o ritardata consegna della busta paga. L’art. 5 della legge n. 4/1953 prevede che “salvo  che  il  fatto  costituisca  reato,  in  caso  di  mancata o ritardata  consegna al lavoratore del prospetto di paga, di omissione o di inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si  applica  al  datore  di lavoro la sanzione amministrativa da € 125 a € 770. La  vigilanza  per l'applicazione della legge è esercitata dall'Ispettorato del lavoro.

Mancata consegna busta paga senza retribuzione. Oltre alla mancata consegna della busta paga, il lavoratore se non ha ricevuto neanche la retribuzione può adottare una serie di provvedimenti. Dalla richiesta scritta di pagamento dello stipendio fino al decreto ingiuntivo o la causa di lavoro.

Busta paga cartacea e la firma del lavoratore

Leggendo la norma del 1953 si sottolineano due importanti aspetti:

1) che il cedolino paga va consegnato a al lavoratore al momento del pagamento della retribuzione;

2) che il datore di lavoro è chiamato a dimostrare di aver consegnato la busta paga al lavoratore.

E’ chiaro che l’ordinario strumento di consegna della busta paga è la consegna della copia cartacea della busta paga, con tanto di sottoscrizione per accettazione, e dimostrazione di avvenuta consegna, da parte del lavoratore, il quale con la firma accetta la cifra indicata in busta paga e gli elementi della retribuzione indicati.

Va altresì precisato che il datore di lavoro che consegna la busta paga cartacea al lavoratore senza ricevere la firma della stessa, può dimostrare l’avvenuta consegna del prospetto paga anche con la prova testimoniale, ossia con testimoni che dimostrino che il datore di lavoro ha adempiuto al suo obbligo di consegna del Libro Unico.

Consegna busta paga via email, anche via PEC

Con un importante interpello, il n. 1 del 2008, il Ministero del lavoro ha chiarito che è possibile consegnare la busta paga ai lavoratori tramite email. E’ altresì consentito da un altro interpello, la consegna della busta paga via email spedita dal Consulente del Lavoro.

L’obbligo principale per il datore di lavoro è dimostrare agli organi di vigilanza (ispettori del lavoro, ecc.) l’avvenuta consegna del prospetto paga come richiesto dalla legge n. 4 del 1953. In caso di consegna via email del prospetto paga il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore abbia un pc e possa stampare la propria busta paga scaricata online tramite email. Ai fini della prova della consegna della busta paga, soprattutto per le email non PEC, il Ministero detta una serie di condizioni. Vediamo l’approfondimento sulla consegna della busta paga via email.

Consegna busta paga tramite sito aziendale

Un ulteriore interpello del Ministero del Lavoro ha chiarito che oltre alla consegna della busta paga via email, è possibile anche ottemperare agli obblighi previsti dalla legge n. 4 del 1953 attraverso la pubblicazione della busta paga online su un sito web aziendale, dotato di un’area riservata al lavoratore con accesso tramite username e password.

L’interpello è stato proposto dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro ed è stato se possa ritenersi sufficiente, ai fini dell’obbligo di consegna del prospetto paga, la semplice collocazione dei prospetti di paga di volta in volta elaborati nell’apposita area riservata del sito web. Il Ministero del Lavoro nell’interpello n. 13 del 2012 ha chiarito tutte le condizioni per consentire alle aziende tale tipologia di consegna del prospetto paga. Per maggiori informazioni vediamo l’approfondimento sulla consegna della busta paga tramite sito aziendale.


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Categorie: Lavoro, Nuove Leggi


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